Riscos que podem afetar sua empresa pelo uso inadequado de certificados digitais
A má gestão do e-CPF e e-CNPJ pode resultar em fraudes, autuações e processos criminais.
Certificados digitais, como e-CPF e e-CNPJ, são utilizados rotineiramente em operações fiscais, contratuais e financeiras. Apesar de serem ferramentas com validade jurídica, seu uso incorreto pode expor empresas a fraudes, perdas e responsabilidades legais.
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De acordo com José Luiz Vendramini, gerente de contas sales da Redtrust na América Latina, o certificado digital é análogo ao DNA de uma empresa. “O impacto de uma violação ou uso indevido pode ser grave, tanto nas questões financeiras quanto na imagem da marca”, declara.
A Redtrust identificou sete cenários de risco decorrentes de casos concretos e ressalta a importância de um controle rigoroso sobre essas credenciais.
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Funcionários utilizam o e-CNPJ sem autorização.
Funcionários com acesso ao certificado da empresa podem firmar contratos ou executar operações sem a aprovação da diretoria, o que pode resultar em obrigações não reconhecidas pela organização e responsabilização por atos jurídicos inadequados.
Emissão de notas fiscais falsas para fins de fraude fiscal.
Com o uso de um e-CNPJ, criminosos podem emitir notas fiscais falsas para criar créditos tributários. A empresa relacionada pode ser multada pela Receita Federal, enfrentar processos e incorrer em penalidades administrativas.
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Falsificação de documentos com uso de identidade roubada.
Certificados armazenados de maneira insegura podem ser vulneráveis a ataques cibernéticos. Um e-CPF obtido de forma inadequada pode ser utilizado para assinar documentos ou realizar ações em nome de outras pessoas. Isso acarreta perdas financeiras e contenciosos judiciais.
Documentos com certificados expirados são inválidos.
Documentos assinados com certificados expirados ou revogados deixam de ter validade jurídica. O erro prejudica contratos, declarações fiscais e demais processos, demandando correção e gerando possibilidade de ações judiciais.
Uso irregular em processos licitatórios.
Utilização de e-CNPJs distintos de empresas do mesmo grupo em uma licitação configura infração à legislação. Essa prática pode resultar na exclusão da disputa e aplicação de sanções legais.
Troca não documentada causa desvios.
A emissão de e-CPFs e e-NJPJs para terceiros sem controle adequado possibilita a criação de empresas de fachada e movimentações financeiras ilegais. O titular poderá ser responsabilizado por ações praticadas em seu nome.
Alegações falsas acarretam penalidades ao responsável.
Profissionais contábeis que apresentam declarações fiscais com erros, empregando o e-CPF do cliente, estão sujeitos a multas e processos por fraude fiscal. A responsabilidade incide sobre o titular do certificado, independentemente da intenção.
Gestão adequada evita exposição.
Para diminuir esses riscos, a Redtrust propõe ações de governança fundamentadas em tecnologia. A empresa disponibiliza uma solução com:
- Controle detalhado de permissões e registros de utilização.
- Uso restrito por usuário e monitoramento em tempo real.
- Notificações automáticas sobre o vencimento de certificados
- Gerenciamento centralizado e armazenamento seguro na nuvem.
- Autenticação que impede exportações indevidas.
- Registro completo de todas as assinaturas efetuadas.
Essas práticas diminuem erros, impedem o uso inadequado e asseguram a aderência aos requisitos legais.
Fonte por: Carta Capital